Rss Feed

Các lỗi thường gặp khi tổng hợp các văn bản từ nhiều nguồn khác nhau và cách xử lý

Đăng lúc: Thứ ba - 29/05/2018 22:30 - Người đăng bài viết: Tạp Chí
       Trong thực tế, nhiều trường hợp chúng ta phải sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo trên internet hay các nguồn khác để tổng hợp, soạn thảo các văn bản, tài liệu phục vụ công việc, học tập … Những cũng chính vì phải tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau nên đôi lúc chúng ta sẽ gặp phải các tình huống rất khó xử lý hoặc xử lý rất mất thời gian. Vì vậy sau đây tôi tổng hợp một số lỗi thường gặp nhất trong quá trình tổng hợp và soạn thảo các văn bản, tài liệu và cách để xử lý nhanh, hiệu quả.
        1. LỖI CÓ QUÁ NHIỀU ĐỊNH DẠNG TRONG TẬP TIN WORD
        Trong quá trình làm việc, khi phải dán (Paste) các đoạn văn bản có nguồn được lấy bên ngoài môi trường MS Word như nội dung trên website hoặc nhận được một tập tin văn bản với rất nhiều định đạng được thiết lập trong đó, chắc chắn nhiều người trong chúng ta đã gặp phải trường hợp không biết làm thế nào để định dạng lại đoạn văn bản mới được dán vào sao cho đồng nhất với định dạng của văn bản đang chỉnh sửa.

 

 
        Trong trường hợp này, người soạn thảo văn bản hãy chọn đoạn văn bản mình muốn hoặc nhấn Ctrl + A để tô chọn toàn bộ văn bản. Sau đó, bạn nhấn vào thẻ Home, chọn tiếp biểu tượng Clear All Formatting (hình cục tẩy với chữ A ở góc trên). Khi đó toàn bộ định dạng của văn bản được chọn sẽ được xóa hết, chỉ giữ lại nội dụng với định dạng văn bản thuần (text only). Việc tiếp theo là chỉnh lại định dạng của đoạn văn bản theo ý của mình.
 
          2. LỖI XUỐNG DÒNG KHÔNG ĐÚNG TRONG WORD
        Trong một vài trường hợp khi chúng ta sao chép nội dung văn bản từ file PDF sang MS Word, hay trong trường hợp bạn sử dụng phần mềm lấy nội dung từ file ảnh (hoặc PDF) sang MS Word, hoặc các trường hợp khác khi mà trong văn bản có rất nhiều đoạn xuống dòng không đúng - xuống dòng chỉ đúng khi trước đó là các dấu kết thúc đoạn như: dấu chấm( . ), dấu hỏi chấm( ? ), dấu chấm than( ! ), dấu ba chấm (). Để chỉnh sửa thủ công các đoạn xuống dòng không đúng này sẽ tốn rất nhiều thời gian và không đảm bảo chính xác. Sau đây là cách xử lý bằng các công cụ tìm kiếm và thay thế (Find và Replace) có sẵn trong MS Word là tìm kiếm và thay thế (Find and Replace)
      Bước 1: Thay thế tất cả các đoạn xuống dòng đúng (là các đoạn xuống dòng mà trước đó là các dấu kết thúc câu thường là: . ? ! …) bằng các ký tự đặc biệt để tránh nhầm lẫn trong việc xử lý ở bước 2:
 
 
        Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.
        Với trường hợp kết thúc đoạn bằng dấu chấm (.)
         Nhập vào ô Find what: .^p (trong đó dấu (.) là dấu kết thúc câu, ^p là ký hiệu xuống dòng).
         Nhập vào ô Replace with: một dãy ký tự đặc biệt tùy ý đảm bảo không bị trùng lặp với nội dung của văn bản, tôi chọn là $$$.
         Nhấn Replace All
        Sau đó thực hiện tiếp tục với các trường hợp còn lại (nếu thấy cần thiết)

 
 
 
STT Ký tự cần thay thế Nhập vào ô tìm kiếm (Find what) Nhập vào ô thay thế ( Replace with)
1 Dấu chấm . .^p $$$
2 Dấu chấm hỏi ? ?^p ###
3 Dấu chấm than ! !^p %%%
4 Dấu ba chấm ... ...^p @@@
 
 
 
 
        Bước 2: Sau khi làm xong bước 1 các dấu xuống dòng đúng đã được thay thế bằng các ký tự đặc biệt, ở bước này chỉ còn lại các ký tự xuống dòng sai vì vậy trong bước này sẽ thay thế tất cả các ký tự xuống dòng còn lại bằng ký tự khoảng trắng:

 

 
        Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.
        - Nhập vào ô Find what: ký tự xuống dòng ^p
        - Nhập vào ô Replace with: ký tượng khoảng trắng (dấu cách hoặc ^w).
        - Nhấn Replace All.
        Bước 3: Sau khi làm xong bước 2 toàn bộ các đoạn xuống dòng sai đã được xử lý. Đến bước này, chúng ta phải trả lại các đoạn xuống dòng đúng bằng cách thay thế các ký tự đặc biệt đã xử lý ở bước 1 bằng các dấu câu tương ứng kèm theo ký tự xuống dòng. ($$$, ### … )

 

 
        Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.
        Nhập vào ô Find what: lần lượt nhập vào các ký tự đặc biệt dùng để thay thế các dấu kết thúc câu đã thay ở bước 1. ($$$, ### …)
        - Nhập vào ô Replace with: dấu kết thúc câu tương ứng được thay thế bởi dãy kí tự đặc biệt đó kèm theo dấu xuống dòng (.^p hay !^p )
        - Nhấn Replace All.
        Sau 3 bước trên văn bản sẽ được xử lý toàn bộ các dấu ký tự xuống dòng không đúng.
 
        3. LOẠI BỎ KHOẢNG TRẮNG DƯ THỪA
        Trong quá trình soạn thảo văn bản hoặc sử dụng văn bản từ các nguồn khác, chúng ta chắc chắn đã gặp trường hợp giữa 2 từ có nhiều hơn 1 khoảng trắng, khiến 2 ký tự tách rời nhau. Những trường hợp này thường khi in ra và đọc kỹ lại văn bản bạn mới thấy được những chỗ bị lỗi, và việc tìm kiếm thủ công những lỗi nhỏ như trường hợp này rất mất thời gian và không triệt để. Giải pháp cho vấn đề này là sử dụng ngay tính năng sẵn có trong MS Word là Find and Replace
        Cách làm như sau:
        - Nhập vào ô Find what: 2 dấu cách.
        - Nhập vào ô Replace with: 1 dấu cách.
        - Nhấn Replace All nhiều lần cho đến khi hết các khoảng trắng ( vì có nhiều trường hợp có nhiều hơn 2 khoảng trắng giữa các từ).
 

 
        Trên đây là 3 lỗi thường gặp nhất khi chúng ta tổng hợp văn bản từ nhiều nguồn khác nhau và cách xử lý trong phần mềm thông dụng.
Tác giả bài viết: Nguyễn Văn Vịnh
Đánh giá bài viết
Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Click để đánh giá bài viết

Ý kiến bạn đọc

 

Văn bản mới

Số: 491/QĐ-TTg
Tên: (Quyết định phê duyệt điều chỉnh chiến lược quốc gia về quản lý tổng hợp chất răn đến năm 2025, tầm nhìn đến năm 2050)

Ngày BH: (06/05/2018)

Số: 1250/QĐ-TTg
Tên: (Quyết định phê duyệt chiến lược quốc gia về đa dạng sinh học đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030)

Ngày BH: (30/07/2013)

Số: 582/QĐ-TTg
Tên: (Quyết định về việc phê duyệt đề án tăng cường kiểm soát ô nhiễm môi trường do sử dụng túi ni lông khó phân hủy trong sinh hoạt đến năm 2020)

Ngày BH: (10/04/2013)

Số: 25/CT-TTg
Tên: (CHỈ THỊ VỀ MỘT SỐ NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP CẤP BÁCH VỀ BẢO VỆ MÔI TRƯỜNG)

Ngày BH: (30/08/2016)

Số: 991/BGDĐT-QLCL
Tên: (Về việc hướng dẫn thực hiện Quy chế thi THPT quốc gia và xét công nhận tốt nghiệp THPT năm 2018)

Ngày BH: (14/03/2018)

Số: Số: 430/QĐ-BCA-V19
Tên: (Ban hành Kế hoạch thực hiện dân chủ trong Công an nhân dân năm 2018)

Ngày BH: (28/01/2018)

Số: Số: 304/T48
Tên: (V/v khảo sát chất lượng đào tạo của Nhà trường)

Ngày BH: (13/03/2018)

Số: 13/2017/QH14
Tên: (Luật Cảnh vệ)

Ngày BH: (19/06/2017)

Số: Chỉ thị số 13-CT/TW
Tên: (Về tăng cường sự lãnh đạo của đảng đối với công tác quản lý, bảo vệ và phát triển rừng)

Ngày BH: (11/01/2017)

Số: Thông tư 49/2017/TT-BCA
Tên: (Quy định chi tiết chế độ bồi dưỡng giám định tư pháp trong lĩnh vực kỹ thuật hình sự; thành phần, số người thực hiện nhiệm vụ khi giám định đối với trường hợp khám nghiệm tử thi, mổ tử thi và khai quật tử thi)

Ngày BH: (25/10/2017)